Секретарь-референт

Программа курса " СЕКРЕТАРЬ - РЕФЕРЕНТ"

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ - Является дополнительной общеобразовательной общеразвивающей программой, реализуемой с целью удовлетворения индивидуальных образовательных потребностей и интересов граждан в получении необходимых теоретических знаний и навыков в области современного делопроизводства, обработки информации

и организации деловых контактов для:

 развития интеллектуального потенциала личности;

 профессионального самоопределения;

 планирования карьеры и профессионального роста;

 повышения уровня самореализации и конкурентоспособности в бизнес-среде.

Планируемые результаты освоения образовательной программы

В результате изучения программного материала курса обучающийся должен:

ЗНАТЬ:– определения ключевых понятий и терминов, основные профессиональные обязанности, основные правила служебного этикета, основные принципы работы в Интернете, общие сведения о документах, требования к оформлению различных видов управленческих документов,

принципы организации документооборота, правила текущего хранения документов, важнейшие бухгалтерские термины и простейшие методы ведения бухгалтерского учета, основные

принципы организации кадровой работ,; принципы организации приема посетителей, важнейшие правила эргономики;

УМЕТЬ:– эффективно общаться устно, письменно, по телефону, правильно строить отношения с руководителем и коллегами, достойно выходить из конфликтных ситуаций; работать с входящими,

исходящими и внутренними документами, обрабатывать почтовую корреспонденцию, составлять служебные письма, телеграммы, sms-сообщения, сообщения электронной почты; формировать дела и готовить их к хранению и использованию; уметь вести и оформлять протоколы

деловых мероприятий; определять ценность информации, работать с документами, содержащими коммерческую тайну; планировать рабочее время руководителя; выполнять обязанности

секретаря по подготовке и проведению деловых переговоров, оказывать помощь при подготовке и проведении общественных мероприятий; формировать личные дела сотрудников, вести табельный учет рабочего времени, составлять важнейшие в кадровом производстве документы; применять правила рациональной организации рабочего места; ориентироваться в кадровом рынке;

ВЛАДЕТЬ:– представлениями о функциях, задачах и сферах деятельности секретаря-референта, необходимых профессионально значимых личностных качествах, психологических особенностях делового общения и правилах преодоления психологических трудностей в общении, основных возможностях компьютера и компьютерных офисных программах, основных принципах электронного документооборота, современных методах архивирования, различных средствах платежа, банковских услугах; методах ведения бухгалтерского учета, связях с общественностью и формах их осуществления;

– основами умения слушать и говорить, навыками использования технических офисных

средств, навыками составления отдельных видов служебных документов, поиска, обработки и

предоставления информации; навыками организации деловых мероприятий, навыками рациональной организации рабочего времени, техниками работы с проблемными посетителями,

навыками организации контактов с прессой.

Знакомство с профессией Что означают слова «секретарь» и «референт». Личностные качества секретаря-референта: такт и дипломатичность, уверенность в себе, инициативность, психологическая устойчивость, дружелюбие, коммуникабельность, вежливость и доброжелательность, соблюдение норм этикета, творческое отношение к делу, самостоятельность, образовательный и культурный уровень. Домашняя работа.

Служебный этикетПриветствие, представление, формы обращения, внешний вид, прием посетителей. Функции секретаря-референта. Классификация функций: секретарь-машинистка, секретарь, секретарь-референт, референт, офис-менеджер. Международная классификация функций секретаря. Требования рынка труда. Мужчина в должности секретаря-референта. Советы профессионала. Домашняя работа.

Коммуникация – ключевой вид деятельности секретаря-референта Процесс коммуникации. Устное и письменное общение. Вербальное и невербальное общение. Помехи в коммуникации. Умение говорить и умение слушать. Деловое общение по телефону: подготовка к телефонному разговору, начало разговора, основная часть разговора, завершение разговора.

Психология общенияЧему учит психология. Вы и окружающие вас люди. Отношения «руководитель – секретарь». Как управлять руководителем. Трудности делового общения. Отношения «секретарь

– сотрудники». Когда назревает конфликт: вред и польза конфликтов, конфликт с руководителем, конфликты с коллегами. Советы профессионала. Современная оргтехника и средства связи

Мобильный телефон. Сотовый этикет. Радиотелефон. Автоответчик. Мини-АТС. Пейджер. Телекс. Телефакс. Средства обработки документов: машины для резки бумаги, брошюровальные машины, машины для уничтожения бумаги, копировальная техника. Домашняя работа.

Персональный компьютерПишущие машины. Компьютер: обязательные компоненты аппаратных средств, системный блок, монитор, клавиатура, манипулятор «мышь», программное обеспечение. Компьютерные технологии в деятельности секретаря-референта: текстовый редактор, графический редактор, база данных, планирование рабочего времени, работа с таблицами и создание презентаций. Принтеры. Сканеры. Интернет. Электронная почта. Советы профессионала.

Оформление служебных документовОбщие сведения о документах: классы документов, классификация документов. Составные части документа (реквизиты). Бланки. Документирование управленческой деятельностиПравила оформления документов в соответствии с действующими стандартами: докладная записка, объяснительная записка, справка, служебное письмо, приказ, распоряжение, акт, штатново расписание, сводка. Редактирование и корректурные знаки. Практикум. Формуляр-образец с угловым расположением реквизитов. Формуляр-образец с продольным расположением реквизитов. Перечень документов, на которых ставится гербовая печать. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению. Примерный перечень нерегистрируемых документов.

ДокументооборотОрганизация документооборота. Работа с входящими документами. Исходящие документы. Внутренние документы. Учет объема документооборота. Контроль исполнения документов. Домашняя работа.

Почтовая корреспонденция. Разновидности почтовых отправлений: письма, почтовые открытки, печатные материалы, посылки, образцы. Обработка почтовой корреспонденции. Входящая корреспонденция.

Сортировка. Регистрация: журнальная форма регистрации, карточная форма регистрации,

автоматизированная система регистрации почты. Штемпелевание. Распределение почты.

Исходящая корреспонденция. Внутренняя корреспонденция. Советы профессионала.

Домашняя работа.

Письменное общениеВиды служебных писем. Составление текстов служебных писем. Этикет деловой переписки. Деловая переписка с зарубежными партнерами. Телеграмма, виды телеграмм. Подготовка

сообщений электронной почты (e-mail) и sms-сообщений. Правила этикета при общении по

электронной почте.

Информационное обеспечениеСпособы записи текстов: стенографирование, конспектирование от руки, запись содержания под диктовку, запись с помощью звукозаписывающего оборудования

Домашняя работа.

Обеспечение сохранности документовНоменклатура дел: виды, разработка, реквизиты. Формирование дел: стандартные требовабония. Подготовка дел к хранению и использованию.

Ведение архиваРоль архива в современном делопроизводстве. Основные разновидности архивов. Прядок

ведения дел. Упорядочивание документов. Современные методы архивирования. Технические вопросы ведения архива: материалы и оборудование. Советы профессионала.

Собрания и совещанииРазновидности собраний и совещаний. Общие вопросы подготовки совещания, собрания. Роль секретаря. Распределение ролей. Виды деловых мероприятий. Ведение и оформление

протокола.

Переговоры и служебные командировкиПодготовка и обеспечение переговоров. Правила этикета при проведении переговоров. Визитная карточка. Обязанности секретаря-референта по подготовке командировок руководства: подготовка и оформление документов, заказ билетов и гостиницы, составление программы командировки. Домашняя работа.

Оптимизация условий труда секретаря-референтаУправление временем. Организация рабочего места: нормы площади, рабочий стол, кресло, размещение оргтехники, освещение, вентиляция, температура, интенсивность шума, эстетика. Дополнительные средства оптимизации работы. Советы профессионала.

Прием посетителей Организация приема посетителей. Обязанности секретаря-референта по подготовке приема посетителей своего учреждения, командированных, делегаций, по личным вопросам

Подготовка общественных мероприятийПрезентации. Паблик рилейшнз: PR-управление репутацией компании, представительские мероприятия, корпоративные мероприятия. Участие секретаря в подготовке PR-кампании. Работа с прессой: общие правила, как обеспечить работу журналистов, как составить прессрелиз.

ПРИМЕЧАНИЕ: структура каждого тематического блока включает в себя теоретический материал, практические и домашние задания.

По окончании курса выдаётся Диплом  о дополнительном профессиональном образовании.